尊敬的相关单位及负责人：

我司现就近期发生的一起作废票据丢失事件向贵方作出详细说明，并承诺将采取有效措施避免类似事件再次发生。

一、事件概述

此次丢失的票据为公司内部管理过程中产生的作废票据，主要用于财务核算与存档。票据丢失的具体时间为2023年X月X日，地点位于公司办公区域某公共打印区。当时，负责处理该票据的工作人员因疏忽未及时归还至指定保管处，导致票据在短时间内遗失。

二、事件原因分析

经过内部调查，我们确认此次票据丢失的主要原因是：

1. 操作流程不规范：在日常工作中，部分员工对票据管理的重要性认识不足，未能严格按照公司规定执行票据交接和存放程序。

2. 环境因素影响：公司办公区域人流量较大，且存在一定的开放性，增加了票据被误拿或遗失的风险。

3. 安全意识薄弱：个别员工的安全防范意识有待提高，在处理敏感文件时缺乏足够的警觉性。

三、应对措施

针对上述问题，我司已采取以下整改措施：

1. 加强制度建设：重新修订并完善了《票据管理制度》，明确票据从生成到销毁各环节的操作规范，确保每个步骤都有章可循。

2. 强化培训教育：组织全体员工开展专项培训，重点强调票据管理的重要性以及违规行为可能带来的法律后果，增强全员的责任感与合规意识。

3. 优化工作流程：引入电子化管理系统，减少纸质票据的使用频率；同时增设监控设备，加强对关键区域的监管力度。

4. 建立应急预案：制定详细的应急处置方案，一旦发现票据丢失或其他异常情况，能够迅速启动响应机制，最大限度地降低损失。

四、后续跟进

目前，我司正积极配合相关部门进行调查，并主动承担相应的责任。同时，我们将持续关注事态发展，定期向有关方面汇报进展情况。希望贵方可给予理解和支持，并共同维护良好的合作关系。

特此说明！

XX公司

日期：2023年X月X日